○日進市議会事務局処務規程
平成12年3月24日
議会訓令第1号
(趣旨)
第1条 この規程は、日進市議会事務局条例(平成6年日進市条例第26号)の施行について必要な事項を定めるものとする。
(1) 決裁 議長、議長の権限の受任者又は専決の権限を有する者(以下「決裁権者」という。)が、その権限に属する事務の処理について、最終的に意思決定を行うことをいう。
(2) 専決 あらかじめ認められた事務の範囲内で、常時議長に代わって決裁することをいう。
(3) 総合文書管理システム 電子計算機を利用して文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄等の事務の処理及び文書に係る情報の総合的な管理を行う情報処理の仕組みをいう。
(4) 議会グループウエアワークフローシステム 議長に対する決裁事務を電子データを利用して処理するシステムをいう。
(組織)
第3条 事務局に議事課を設け、議事課に次の係を置く。
庶務係 議事調査係
(事務分掌)
第4条 庶務係の事務分掌は、次のとおりとする。
(1) 議員の身分及び報酬等に関すること。
(2) 儀式及び交際に関すること。
(3) 議長会、事務協議会に関すること。
(4) 職員の人事、服務及び給与に関すること。
(5) 文書の収受、発送及び編さん保存に関すること。
(6) 公印の管理に関すること。
(7) 議場及び議会関係各室の管理に関すること。
(8) 議会に関する条例及び規則等の制定改廃に関すること。
(9) 議会費の予算及び会計経理に関すること。
(10) 物品の購入及び整理保管に関すること。
(11) 議決及び決定事項の通知及び報告に関すること。
(12) 議会における個人情報保護に関すること。
(13) 課内の庶務及び他の係の所管に属さないこと。
2 議事調査係の事務分掌は、次のとおりとする。
(1) 本会議、委員会その他の会議に関すること。
(2) 議員提出議案及び意見書に関すること。
(3) 請願、陳情等に関すること。
(4) 会議録及びその他会議の記録の調製及び保存に関すること。
(5) 議員の出欠席に関すること。
(6) 公聴会に関すること。
(7) 傍聴人に関すること。
(8) 市政全般の調査及び情報提供に関すること。
(9) 議会報に関すること。
(10) その他議事に関すること。
(職制)
第5条 事務局に事務局長、課に課長、係に係長を置く。
2 必要があると認めるときは、事務局に事務局次長、課に主幹、課長補佐、主査、主任及び主事を置くことができる。
3 事務局次長、課長、主幹、課長補佐、係長、主査、主任及び主事は、書記をもって充てる。
(職務)
第6条 事務局長は、議長の命を受け、事務局の事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。
2 事務局次長は、上司の命を受け、事務局長の職務を補佐する。
3 課長は、上司の命を受け、課の事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。
4 主幹は、上司の命を受け、所管の事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。
5 課長補佐は、上司の命を受け、課長の職務を補佐する。
6 係長は、上司の命を受け、係の事務を処理する。
7 主査は、上司の命を受け、所管の事務を処理する。
8 主任及び主事は、上司の命を受け、事務をつかさどる。
(専決)
第7条 専決事項については、日進市決裁規程(昭和46年日進町訓令第1号)第5条から第8条までの規定を準用する。この場合において、その規定中「部長」とあるのは「事務局長」と、「部次長」とあるのは「事務局次長」と読み替えるものとする。
(職務代理)
第8条 事務局長に事故があるとき又は事務局長が欠けたときは、上席職員がその職務を代理する。
(文書の起案)
第9条 文書の起案は、次に定めるところにより行わなければならない。
(1) 起案は、起案をする者(以下「起案者」という。)が、総合文書管理システム及び議会グループウエアワークフローシステム(以下「各文書システム」という。)に事案の件名、起案理由その他必要事項を入力し、電磁的に記録する方法(以下「システム起案」という。)により行うものとする。
(回議及び決裁)
第10条 起案文書は、職務の級の下位の者から順に回議し、議長の決裁を受けなければならない。ただし、専決に係る事案については、当該専決者までとする。
(1) システム起案による決裁 各文書システムにおいて承認又は決定の意思を登録する方法
(2) 紙起案又はシステム外起案による決裁 起案文書の所定の欄に押印する方法
3 第1項の決裁は、システム起案によるものは電子決裁、紙起案及びシステム外起案によるものは紙決裁により行うものとする。
(決裁処理の原則)
第11条 決裁の処理は、各文書システム上で行うことを原則とし、課長が中心となり、決裁の迅速な処理に留意して、案件が完結するに至るまでその経過を明らかにしておかなければならない。
(1) システム起案 各文書システムに決裁年月日の登録を行う。
(2) 紙起案 総合文書管理システムに決裁年月日の登録を行い、原議書に決裁年月日及び必要事項を記入する。
(3) システム外起案 原議書に決裁年月日を記入する。
2 システム外起案による決裁済文書で文書番号が必要な場合は、総合文書管理システム上で採番処理を行うものとする。
(準用)
第13条 この規程に定めるもののほか、職員の服務、文書の取扱いその他の事務処理については、日進市服務規程(昭和43年日進町訓令第1号)及び日進市文書管理規程(平成18年日進市訓令第5号)を準用する。
附則
1 この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
2 日進市議会事務局処務規程(昭和54年日進町議会訓令第2号)は、廃止する。
附則(平成16年1月15日議会訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行し、平成16年1月1日から適用する。
附則(平成31年4月1日議会訓令第1号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和4年11月1日議会訓令第4号)
この訓令は、令和4年11月1日から施行する。