2　文書の保管、保存等の管理は、文書が市民の利用に供されるように適切に行われなければならない。

2　各課(課、室及び出先機関をいう。以下同じ。)の長(以下「課長」という。)は、前項の規定により難いと認めるときは、別の方法により管理することができる。この場合において、課長は、事前に文書主管課長と協議のうえ、その旨を総合文書管理システムに記録するものとする。

3　課長は、総合文書管理システムにより未完結文書について調査し、処理の促進を図らなければならない。

4　課長は、総合文書管理システムに記録された電子文書については、経年劣化等による文書の消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止するなど情報セキュリティに対する措置を講じなければならない。

5　文書主管課長は、第1項に規定した文書の管理の適切な運用に努めるものとする。

2　文書主管課長は、各課の文書事務の実施状況に関して随時調査し、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。

2　課長は、文書管理主任及び文書管理担当者を指定し、又は異動等により新たに指定したときは、文書管理主任等指定通知書(第1号様式)により速やかに文書主管課長に通知しなければならない。

2　文書管理主任は、課長補佐級(課長補佐級を置いていない課にあっては、課長が指定する職員)をもって充てる。ただし、課長補佐級を2人以上置いている課にあっては、課長が指定する課長補佐級を文書管理主任とする。

2　文書管理担当者は、文書管理主任に事故があるときは、その職務を代理する。

3　文書管理担当者は、係長級(係長又は主査をいう。以下同じ。)をもって充てる。ただし、係長級を2人以上置いている課にあっては、課長が指定する係長級を、係長級を置いていない課にあっては、課長が指定する職員を文書管理担当者とする。

2　各課に文書処理簿(第4号様式)を備える。

2　文書の番号は、前項第1号に掲げる文書にあっては毎年1月1日を、同項第2号に掲げる文書にあっては、毎年4月1日を起点として付するものとする。

3　文書の番号は、第1項第1号に掲げる文書にあっては、当該文書の制定の順序に従い、同項第2号に掲げる文書にあっては、起案の順序に従って新たに番号を付するものとする。

2　主管課が直接受領した文書又は職員が出張先等で受領した文書は、速やかに文書主管課に回付しなければならない。

3　勤務時間外に到着した文書は、当直員が収受し、収受日及び時刻を記録して、翌執務日に文書主管課に引き継がなければならない。ただし、電報その他急を要することが明示された文書は、主管課又は名あて人(以下「主管課等」という。)に連絡し、速やかに引き渡すものとする。

4　料金の未納又は不足の文書及び物件は、官公庁から発送されたものその他必要と認めるものに限り、その料金を支払い、これを受領することができる。

5　情報公開窓口に到着した文書等のうち、主管課等の明確な文書等については、主管課等において直接受領することができる。

2　前項の電子文書が本市に対する申請、届出等に係るもので、かつ、当該行為を行った者の作成に係るものであること又は内容の改変が行われていないことの確認を要するものである場合には、それらが証明された場合に限り情報処理システムにより行うことができる。

3　第1項の規定にかかわらず、文書主管課長は、特別の事情があると認めるときは、磁気ディスク、光ディスクその他の電磁的記録媒体(以下「記録媒体等」という。)により電子文書を受領することができる。

4　受領した電子文書は、総合文書管理システムに記録すること。

5　情報処理システムへの着信の確認は、定期的に行うものとする。

2　紙文書の回付は、交換箱を経由して行うものとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

3　電子文書の回付は、情報処理システムを用いて行うものとする。

2　文書の供覧は、総合文書管理システムで行わなければならない。ただし、総合文書管理システムで供覧し難しい場合は、この限りでない。

3　重要又は異例の文書については、その処理に先立って、上司の指示を受けなければならない。

4　配付された文書中、他課に関係のあるものは、処理に先立って、関係課に合議しなければならない。

2　文書分類は、別に定める分類表の定めるところによる。ただし、分類表に定めのない文書の分類は、当該文書の種類内容等を考慮して文書主管課長が定めるものとする。

2　軽易な立案は、起案書を用いず文書の余白を利用する等の方法で処理することができる。

2　文書の合議を受けたときは、直ちに事案を検討し、異議があるときは、主管課長と協議し、協議が整わないときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。

3　合議の順序は、次のとおりとする。

2　決裁途中において、文書主管課長が事務処理等の観点から合理的であると認めるときは、電子決裁方式による決定を紙決裁方式によるものに変更することができる。

3　第22条第1項第5号による起案をした場合の決裁の方式は、別に定める。

2　回議の順序は、職務の級の下位の者からとする。

2　決裁者等は、決裁中の起案文書を廃し、又はその内容に重要な変更があったときは、その旨を起案者に通知するものとする。この場合において、内容変更があったときは、審議者及び合議者は当該起案文書を再度決裁するものとする。

3　起案者は、決裁中の起案文書を廃したときは、その旨を総合文書管理システムに記録しておくものとする。

2　前項の浄書が終わったときは、浄書者及び校正者は、当該決裁文書の所定欄又は余白に認印を押さなければならない。

2　前項本文の規定にかかわらず、次に掲げる場合においては、それぞれに定める発信者名を用いることができる。

2　割印は、原本と発送文書を照合したことを証するため、押すものとする。

3　契印は、文書が2枚以上にわたるとき、差替え等を防ぐことを目的とし、権利に関係する文書について行うものとする。この場合において、契印に代えてパンチによる刻印を行うことができるものとする。

2　公印の保管者は、前項の審査において適当と認めたときは、当該決裁文書に施行印を押印(電子文書の場合は承認)のうえ、公印を使用させるものとする。

3　公印の保管者は、前2項に規定する事務をその指定する所属職員に行わせることができる。

2　施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁文書を添えて、電子署名の管理者に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。

3　電子署名の管理者は、前項の規定により請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決裁文書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与する。

4　電子署名に関し必要な事項は、この訓令に定めるもののほか、別に定めるところによるものとする。

2　前項第1号から第3号までにより文書及び物品を発送しようとするときは、料金後納又は郵便切手の方法によらなければならない。

3　文書の郵便による発送時刻は、原則として月曜日から金曜日までの午前10時及び午後3時とする。ただし、急を要する文書については、主管課が文書主管課に連絡したうえで遅滞なく発送しなければならない。

4　第1項の規定により施行文書を発送した者は、その旨を総合文書管理システムに記録し、紙決裁方式のものにあっては当該施行文書に係る起案文書の施行欄にその旨を記入するものとする。ただし、総合文書管理システムに記録できない場合は文書発送件名簿(第7号様式)に記録するものとする。

5　総合行政ネットワークの文書交換システムにより文書を施行するときは、電子署名の管理者が送信するものとする。

6　情報処理システムによる施行の場合で、その電磁的記録を本市が作成したものであること及び内容の改変が行われていないことの証明を要するものである場合には、それらが証明された場合に限り情報処理システムにより行うことができる。

2　公文書目録の作成は、その年度末に現年度公文書目録として確定する方法による。

3　各課に共通する事務に関する文書は、別に定める共通公文書目録により分類し、保管するものとする。

4　文書主管課長は、前3項の規定により作成された公文書目録を、その内容を審査のうえ、保存しなければならない。

5　課長は、第2項の公文書目録の作成に当たっては、日進市情報公開条例(平成11年日進市条例第1号。以下「情報公開条例」という。)第20条の規定による公文書目録として市民の閲覧の用に供するものであることを認識し、所管する文書の所在を常に確認できるよう配慮しなければならない。

2　前項の引継ぎは、引継ぎファイル一覧表(第9号様式)を作成し、行うものとする。

2　課長は、引継ぎをすべき文書を引き続き当該課長の管理において保管しようとするときは、文書主管課長の承認を得なければならない。

2　前項の規定にかかわらず、主管課長は、文書の保存年限の区分に定める保存年限を超えて保存する必要があると認める文書については、文書主管課長の承認を得て、その必要な期間当該文書を保存することができる。

3　第1項の規定にかかわらず、法令に保存年限の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要のある文書については、それぞれ法令に定める保存年限又は時効期間を保存年限とする。

4　前3項の規定により決定した保存年限は、公文書目録の保存年限欄に記載しなければならない。

2　前項の整理番号は、総合文書管理システムに記録して管理するものとする。

3　引継ぎした文書は、文書主管課長が定める保存文書庫等(以下「書庫」という。)又は総合文書管理システムに保存する。ただし、市役所本庁舎以外の施設等の保存文書で、文書主管課長が認めたものは、当該施設等で保存することができる。

4　前項の書庫は、文書主管課長が管理する。ただし、必要と認めるときは、文書主管課長が指定する課長に管理を委託する。

2　課長は、課において保管している文書のうち、保存年限が経過し、かつ、継続保存の必要がない文書を廃棄した結果を、毎年4月末日までに、文書主管課長に報告するものとする。

3　文書主管課長は、毎年4月末日までに保存年限を経過した保存文書の廃棄延長の有無を当該文書の主管課長に確認し、廃棄するものとする。

4　前各項の場合において、文書主管課長及び課長は、総合文書管理システムに廃棄した旨を記録するものとする。

5　保存年限に到達した文書で事務執行上の参考とし、又は歴史資料として残すべきものと課長において判断されるときは、文書主管課長の承認を得て、資料として保管することができる。ただし、秘密の保持又は悪用の防止のため、資料として保管することに疑義があるものについては、この限りでない。

6　保存年限が満了する日の前に文書を廃棄しなければならない特別の事由が生じた場合、文書主管課長の承認を得て、当該文書を廃棄するものとする。この場合は、当該廃棄に係る特別の事由を総合文書管理システムに記録するものとする。

7　文書の廃棄は、裁断、焼却その他適切な方法によるものとし、秘密の保持及び悪用の防止に特段の注意を払わなければならない。

2　文書主管課長は、前項の通知を受けたときは、当該文書を引き続き保存するものとする。

2　秘密文書には、秘密の取扱いを必要とする時期を限らないものであること又は当該時期を限るものであることを明示するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、秘密の時期を限る文書にあっては、当該秘密文書に係る秘密の取扱いを必要とする期限の到来をもって、前条第1項の指定が解除されたものとみなす。

2　秘密文書の全部又は一部を複写する場合は、主管課長の許可を得るものとする。

3　前項の規定により主管課長の許可を受けて秘密文書を複写した場合は、当該複写したものを当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。

2　秘密文書が電子文書である場合は、文書主管課長及び情報処理主管課長は総合文書管理システムにおけるその秘密の保持に努めるものとする。

3　主管課長等は、秘密文書が電子文書以外である場合には、他の文書と区別し、施錠のできる金庫、ロッカー等に厳重に保管し、その秘密の保持に努めるものとする。ただし、秘密文書の形状、利用の態様等から金庫、ロッカー等に保管しておくことが適当でないものにあっては、他の方法により保管することができる。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年9月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。