(目的)

第1条　この訓令は、本市における文書の管理の方式としてマイクロシステムを導入し、マイクロフィルム文書を原文書と同様に取り扱うことに関し、必要な事項を定め、もって文書事務の能率化を図ることを目的とする。

(用語の意義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(マイクロフィルム文書の作成組織)

第3条　マイクロフィルム文書の作成に関する事務は、行政課において保存している文書にあっては行政課、主務課において保管し、又は保存している文書にあっては行政課長に協議の上主務課において行う。

(撮影する文書の範囲)

第4条　マイクロフィルムに撮影する文書の範囲は、保存年限表により保存期間が30年及び10年の文書とする。ただし、行政課長が特に認めた文書については、撮影をし、又は撮影をしないことができる。

(文書の編集の特例)

第5条　マイクロフィルムに撮影する文書の編集は、文書規程第47条の規定にかかわらず、マイクロフィルム文書の索引が効果的にできる方法による。

(マスターフィルム文書の撮影)

第6条　行政課長等は、文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは、当該文書にマスターフィルム(活用フィルム)文書撮影(複製・再撮影・再製)指示書(以下「撮影指示書」という。)を添付して撮影者に撮影を指示するものとする。

(証明の指定)

第7条　行政課長等は、前条の規定により撮影者に撮影を指示する場合には、マスターフィルム文書に撮影する文書のうち、訴訟に関係するおそれがある文書にあっては、証明を要する旨を指定するものとする。

(マスターフィルム文書の検収)

第8条　行政課長等は、撮影指示書、原文書、マスターフィルム文書撮影証明書、検査表及び納品書の引渡しを受けたときは、当該撮影指示書により撮影の結果を検査し、収納しなければならない。

(マスターフィルム文書証明者)

第9条　本市にマスターフィルム文書証明者(以下「文書証明者」という。)を置く。

(証明)

第10条　証明は、文書証明者が原文書の存在すること及びマスターフィルムの内容と原文書を対照し、その符合することを確認するとともに、マスターフィルム文書証明書に必要事項を記入の上記名押印し、当該マスターフィルム文書証明書をマイクロフィルムに撮影することにより行う。

(保存期間)

第11条　文書規程第44条の規定は、マイクロフィルム文書の保存期間について準用する。

(マスターフィルム文書の保存場所等)

第12条　マスターフィルム文書の保存場所は、行政課において作成したマスターフィルム文書にあっては同課、主務課において作成したマスターフィルム文書にあっては当該主務課とし、マイクロフィルム用キャビネットにより保存する。

(定期検査)

第13条　行政課長等は、次の各号に掲げる時期に前条の規定に基づき保存されているマスターフィルム文書について検査し、その結果をマスターフィルム(活用フィルム)文書台帳に記入しなければならない。

(再撮影及び再製)

第14条　前条第3項及び第4項の規定により原文書を再撮影するときは、原文書に撮影指示書を添付し、撮影者に再撮影を指示する。

(マスターフィルム文書の閲覧及び複写)

第15条　マスターフィルム文書の閲覧又は印画紙等による複写(以下「複写」という。)は、認めない。ただし、行政課長等が特に必要と認めたときは、この限りでない。

(マスターフィルム文書の貸出禁止)

第16条　マスターフィルム文書は、貸し出さないものとする。ただし、行政課長又は主務課長が特に必要と認めたときは、この限りでない。

(マイクロフィルム文書の廃棄)

第17条　文書規程第49条の規定は、マイクロフィルム文書の廃棄について準用する。

(活用フィルム文書の撮影及び複製)

第18条　第6条及び第8条の規定は、活用フィルム文書の撮影及び複製について準用する。

(活用フィルム文書の保管及び利用)

第19条　活用フィルム文書の保管場所は、行政課又は主務課とする。

(原文書の廃棄)

第20条　原文書の廃棄については、第13条第1項第1号及び第4項の規定による撮影後6箇月を経過したときに行う検査に合格したときは、文書規程第44条の規定にかかわらず、行政課長又は主務課長が廃棄するものとする。

(委任)

第21条　この訓令の施行について必要な事項は、別に定める。

(様式)

第22条　この訓令の規定により使用する書類の様式は、別に定める。